再無甩漏 – 好用又免費的 Project Management App

不論是在公司和同事分工合作,或在學校和同學做Group Project,還是籌備婚禮、生日會,其中最令人頭痛的,是如何跟踪(keep track of)各人的工作進度,並且讓組員有效率地直接溝通,和確保文件的版本不會因為重複而錯漏百出。

最常見的方法,一般是大伙兒先開會分配工作,然後用會議、電郵、電話、短訊溝通。這種方法的弊端,一方面是容易造成資訊overload,相關不相關的,都一併開會、全部cc,浪費時間之餘,容易掛一漏萬;另一方面,又可能會有漏網之魚,因為資訊過度繁雜,而令到錯漏的地方,遲遲不被發現。

嘗試了坊間不少的 Project Management 工具,由最原始的 Excel Spreadsheet, 到 Google group,到比有系統的 Remember the milk、 Basecamp、 Asana等等,各有優劣,始終未有找到最完善的工具,直至到我的一位同事給我們對推介了 Trello。

Trello (www.trello.com)

Trello ,簡單而言,是一個 task management software。你可以把它用作你的個人雲端to-do list,也可以跟你的同事、同學、朋友一起用它來 project management。 它的好處:

  1. 完全免費;
  2. 它不是一個死板的to-do list,而是一個容許你就每個待辦事項建立清單、互相討論、上載及儲存文件、案例、圖片、甚至錄像的工具;
  3. 它是一個雲端軟件,只要有互聯網,你可以用任何電腦、電話、平板登入,處理工作;
  4. 它的介面非常注重視覺效果,每個待辦事項,都是一張靈活的卡片,可以讓你隨意在不同項目之間移動,增減負責人,加添顏色附注等等,非常方便簡單。(詳情如下)

 

Trello 的基本組成部分包括:

 

  1. Board 面版:你可以就你不同的需要和工作,建立不同的面版。個人的例如購物清單、私人待辦事項等等,工作的可以是不同的 Work Projects,或者是搬遷寫字樓,計畫新的公司網頁等等。你可以跟據不同的需要,為個別的面版加添不同的成員,以便一同處理該項工作/project。

 

  1. List清單:在每個面板,Trello都會先給你建立了三個清單, 包括”To-do”、”Doing”、”Done”,你可以把不同的任務卡設置在這些清單中,亦可以因應你的需要,更改清單名稱,或者加添更多的清單選擇。例如,你可以把清單,用時間、負責人、完成階段等來畫分。

 

  1. Cards 任務卡:對我而言Trello最可愛的部分,就是它的任務卡了。每一個待辦事項,你都可以為他建立的一個任務卡,然後把有關的負責人和組員加到個別的任務卡(只需要把有關組員的頭像drag and drop 到卡裏即可,非常方便)。假如需要給個別任務卡加添資料、只需點擊個別任務卡,便可以在它的「背面」建立清單、上載文件、參考圖片、錄像。其他組員也對個別任務卡進行討論,表達意見,投票,上下載文件,如此便可以確保能夠組員集中討論,而文件不會散失,或者因為版本不同而造成混亂。因應任務的進度,組員可以把它drag and drop到不同的List 裏面,例如本來還在籌劃的工作,在正式開展的時候,便可以由”To-do”調到”Doing” 的List 裏去了。Project的各個細節進度,從此一目了然。

 

Trello最吸引我的地方,就是它的靈活,和簡單易用,調動任務卡,上載文件,全部只需要drag and drop。想和同事分享有用的Video? 只要把YouTube URL 複製到卡裏,視頻便直接看到了。你還可以為個別的任務卡加上到期日(Due date),從此便不怕耽誤了期限。Project Management,從此有板有眼!

 

Trello – Project management tool for teams

 

Trello – Basic How To Video

Remarks: 圖片來源:test.trello.org

 

 

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