不論是在公司和同事分工合作，或在學校和同學做Group Project，還是籌備婚禮、生日會，其中最令人頭痛的，是如何跟踪（keep track of）各人的工作進度，並且讓組員有效率地直接溝通，和確保文件的版本不會因為重複而錯漏百出。
最常見的方法，一般是大伙兒先開會分配工作，然後用會議、電郵、電話、短訊溝通。這種方法的弊端，一方面是容易造成資訊overload，相關不相關的，都一併開會、全部cc，浪費時間之餘，容易掛一漏萬；另一方面，又可能會有漏網之魚，因為資訊過度繁雜，而令到錯漏的地方，遲遲不被發現。
嘗試了坊間不少的 Project Management 工具，由最原始的 Excel Spreadsheet， 到 Google group，到比有系統的 Remember the milk、 Basecamp、 Asana等等，各有優劣，始終未有找到最完善的工具，直至到我的一位同事給我們對推介了 Trello。
Trello (www.trello.com)
Trello ，簡單而言，是一個 task management software。你可以把它用作你的個人雲端to-do list，也可以跟你的同事、同學、朋友一起用它來 project management。 它的好處：
- 完全免費；
- 它不是一個死板的to-do list，而是一個容許你就每個待辦事項建立清單、互相討論、上載及儲存文件、案例、圖片、甚至錄像的工具；
- 它是一個雲端軟件，只要有互聯網，你可以用任何電腦、電話、平板登入，處理工作；
- 它的介面非常注重視覺效果，每個待辦事項，都是一張靈活的卡片，可以讓你隨意在不同項目之間移動，增減負責人，加添顏色附注等等，非常方便簡單。（詳情如下）
Trello 的基本組成部分包括：
- Board 面版：你可以就你不同的需要和工作，建立不同的面版。個人的例如購物清單、私人待辦事項等等，工作的可以是不同的 Work Projects，或者是搬遷寫字樓，計畫新的公司網頁等等。你可以跟據不同的需要，為個別的面版加添不同的成員，以便一同處理該項工作／project。
- List清單：在每個面板，Trello都會先給你建立了三個清單， 包括”To-do”、”Doing”、”Done”，你可以把不同的任務卡設置在這些清單中，亦可以因應你的需要，更改清單名稱，或者加添更多的清單選擇。例如，你可以把清單，用時間、負責人、完成階段等來畫分。
- Cards 任務卡：對我而言Trello最可愛的部分，就是它的任務卡了。每一個待辦事項，你都可以為他建立的一個任務卡，然後把有關的負責人和組員加到個別的任務卡（只需要把有關組員的頭像drag and drop 到卡裏即可，非常方便）。假如需要給個別任務卡加添資料、只需點擊個別任務卡，便可以在它的「背面」建立清單、上載文件、參考圖片、錄像。其他組員也對個別任務卡進行討論，表達意見，投票，上下載文件，如此便可以確保能夠組員集中討論，而文件不會散失，或者因為版本不同而造成混亂。因應任務的進度，組員可以把它drag and drop到不同的List 裏面，例如本來還在籌劃的工作，在正式開展的時候，便可以由”To-do”調到”Doing” 的List 裏去了。Project的各個細節進度，從此一目了然。
Trello最吸引我的地方，就是它的靈活，和簡單易用，調動任務卡，上載文件，全部只需要drag and drop。想和同事分享有用的Video？ 只要把YouTube URL 複製到卡裏，視頻便直接看到了。你還可以為個別的任務卡加上到期日（Due date），從此便不怕耽誤了期限。Project Management，從此有板有眼！
Trello – Project management tool for teams
Trello – Basic How To Video
Remarks： 圖片來源：test.trello.org
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