工作狂的四小時工作週

我被這一句打醒:

Slow down and remember this: Most things make no difference. Being busy is a form of laziness – lazy thinking and indiscriminate action.

~ Tim Ferriss, “The 4-hour Workweek “

在未下海之前,我在公營機構工作,朝九晚五, 偶然OT,已經覺得天打雷劈,友儕中共認我最不捱得。因緣際會,某天決定下海從商,生命亦從此改寫 – 由一個「洗錢」買服務的人,變成要跑數的服務供應商。由頭學起,當時我的 learning curve是垂直180度的。自己生意,尤如親生孩兒,事事盡可能親力親為,如是者,我進入了我的「工作狂」時期。又因為行業的緣故,有不少客戶、生意伙伴來自歐美,時差關係,我是真的日以繼夜、夜以繼日,都在工作。

總是忙得披星戴月。記得有一次,剛剛跟香港時差最嚴重的洛杉磯通完長途電話,小睡片刻,凌晨5時便又要啟程到機場接機,會合客戶轉飛馬來西亞,途中忽然覺得心跳異常、呼吸困難、額角冒汗,差點懷疑自己是心臟病發,返港急急求醫,經過一輪檢查,醫生笑說:「你不是心臟病,是 severely deprived of sleep!無需食藥,但要瞓覺。」我知道,這種工作狂生涯,不能長此以往繼續下去。我開始找出路。

有一本書,當年辭職前看過,此時此刻,又再溫故知新。這本書,是 Tim Ferriss 的《The 4-Hour Workweek》。「一週工作四小時」- 簡言之,就是如何可以把生產力提升到極致。Tim Ferriss 曾經亦是年中無休,一星期工作七天,廿四小時運作,以應付來自3個 time zones 的顧客的超級工作狂。在書中他詳細描述了自己如何把日以繼夜的工作模式,慢慢變成每天工作四小時,及後來的每週工作四小時。 Tim醒目得來有點古靈精怪,書中某些提議 – 例如在職人士如何可以將工作外判,自己蛇王去做喜歡做的事,就未必人人夠膽學。(近來有軟件工程師把工作外判到中國的新聞,未知是否從書中偷師。)雖然未必人人可以如 Tim 般「去得咁盡」,書中的許多省時妙方,卻絕對有參考價值。而一切,要從改變最基本的想法開始。要記著 not all things are created equal,有取捨,才知進退。

80/20 法則

「80/20法則」相信不少讀者都認識。其中最著名的例子,是世界上80%的財富都是由20%的人擁有。「80/20法則」是由生於 1848年的經濟及社會學家Vifredo Pareto所發現,因此亦被稱為 「Pareto Law」。為了令自己不再成為那隻不停跑圈的老鼠, Tim 停了下來,詳細檢視自己為誰辛苦為誰忙,並嘗試將「80/20法則」套用在個人生活層面上:

  • 究竟是那20%的事情,導致我80%的問題與不快?
  • 又究竟是那20%的事情,帶來我80%的快樂?

Tim 很快便發現,他95%的營業額,來自僅5%的客戶;而他98%的不快,其實是來自兩個不停無理取鬧的客人。於是,Tim決定(1)把時間投放於那5%的 top clients,並致力羅致相似的客戶;(2)停止不斷地追著其餘的95%客戶團團轉;(3)轟轟烈烈地違反「顧客永遠是對的」金科玉律,對那兩個不停無理取鬧的客戶發出「炒佢魷魚」通知書。結果,Tim的工時大大縮減,生意倍增。而那兩個被通知炒魷的客戶,一個離開了,一個卻留低,並從此以禮相待。Tim 形容自己比以前開心了十倍,亦醒覺到自己原來一直是「為工作而工作」,成果,卻未必與盲目投入的時間成正比。

當然,我們每個人的情況都是有點不一樣的,你或者是個打工仔、或者未有炒個客魷魚的能力,但都不防試試將「80/20法則」套用在個人生活層面,看看自己有沒有只顧 work hard 沒有 work smart ,浪費時間做着吃力不討好的事。

帕金遜定律 (Parkinson’s Law)

「帕金遜定律」最簡單的定義,就是「無論空間多大 / 時間多長,它都會被填滿」。柏金遜是英國的歷史學家,他發現英國的官場,縱然某類型的服務要求下降了,官員的數目卻不斷上升,人人都很忙,但是效率卻越來越低,於是統稱這種現象被為柏金遜定律。其實,不斷 create unnecessary workload 的,原來還有我們。假如時間充裕,我們都是會放慢手腳 (俗稱「tum 波鐘」)的。當有七天時間完成一項只需要一天便完成的工作,我們大多數人還不是會慢慢的做足七天才完工!

Tim Ferriss 因而發現,要改善效率,最簡單的,是把「80/20法則」和「帕金遜定律」混合使用:

  1. 縮短你的 「To-do list」 (最好還可以有所不為,建立你的「Not-to-do list」) (80/20)
  2. 把每項工作的死缐推前,令自己冇機會「tum 波鐘」,原來更能令自己專注於重點,而非無關痛痕癢的細節(帕金遜定律)

Tim 還提議有「無事忙」傾向的讀者,每天早午晚三次問自己以下的問題:

Am I being productive or just active?

或者,問得更精確一點:

Am I inventing things to do to avoid the important?

我將這兩個問題,列印了出來,貼在枱頭,警醒自己。我們很忙很忙很忙,整天跑來跑去,做的可能是無甚建設性的事。深層次一點,我們可能有意無意地把無甚意義的事情拖長來做,讓自己有藉口不去面對重要(通常也困難)的事。假如我們可以誠實點面對自己,孰輕孰重,我們其實是知道的。手忙腳亂,最缺乏的,是思考的時間。想清楚,你會發現,有許多工作,原來是架床疊屋、甚至沒有必要的。

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