我的 Paperless Office - 超强第二大腦 Evernote

要數最好用的 Productivity Apps, 全球超過一億用戶[1]的Evernote 必定頂榜上有名。剛剛翻查了我的用戶紀錄,原來已經成為用家3年多之久,這個以成為你「超强第二大腦」為目標的 Apps, 的確為我的工作和生活帶來不少方便。身邊神級用家固然不少,新加入的朋友原來也很多,不如在這裏分享一下我的小小心得,希望對各位有幫助。

Research

Evernote 比我們的大腦更強的地方,是我們會忘記,Evernote不會忘記。科學研究說我們不是忘記,只不過在腦海找不回記憶。哪種說法都好,因為Evernote有超強大的搜尋功能,就不會有忘記這個問題。因此,我最喜歡在做 research 的時候用Evernote,覺得可能有用的東西:網頁、文件、文字、圖畫、照片、錄音等等,通通收藏到 Evernote 裏面去。免費的用戶,可以搜尋關鍵字、筆記本、任何文字、甚至上傳到 Evernote的圖片、照片內的文字。付費的 Premium用戶 (每月港幣$38),更可搜尋筆記內的附加檔案、PDF、各類文檔 (Word、Excel、PPT、Keynote等)裏面的文字,從此忘記真的只可以是藉口。

其實這個可以搜尋照片裏的文字的功能(手寫的,不太潦草都認得到),真是方便得過分。無論幾行色匆匆,有想要記下的東西,只要拿出智能手機拍個照,儲存到 Evernote裏面去,要幾時查詢、翻閱都可以。我用這個方法儲存的資料包括:地圖、街道名稱、店舖名稱及地址、名片、演講投影、書本及雜誌封面、藥物化妝品打印機墨水包裝(方便重複購買)、傢俱尺寸、食譜、餐牌、葡萄酒 labels等。

Using Search in Evernote

上網找資料,desktop的話,記得要用它的 Web Clipper Extension(Chrome、Firefox、Safari 都有,免費的), 在 web-browser安裝後,從此只需一 click,整個 website 頁面、或是選段、連同該網頁連結,便會被儲存到 Evernote 裏面。用智能手機、或者平板電腦的話,可以下載EverWebClipperiPhone / iPad / Android,約港幣$22),異曲同工,絕對物超所值。

Evernote webclipper

Templates

日常工作,總有不少需要重複使用的資料、或者書信、電郵的回覆。我習慣把常用的 templates、資料等等,放進 Evernote 裏面。因為Evernote 是跨平台的,無論在甚麼地方,甚麼時候,是不是正在使用自己的電腦、或者手機,只需要可以連線上網,有需要的時候,我都可以即時翻查資料,甚至copy and paste,快速工作。這種方便,尤其適合需要經常外勤、出差的人士。

名片

Evernote 在智能手機的相機,有掃描名片的功能。除了把名片像其他照片一樣拍下來儲存之外,還會把名片的資料整理儲存,假如名片的擁有人有 Linkedin Profile 的話,Evernote會自動把它搜尋出來。只要你也登入自己的Linkedin 帳號,更可以選擇把新朋友的其他聯絡資料,頭像照片都儲存到Evernote筆記裏。有名有姓有照片,下次重遇,不怕認錯人叫錯名字,方便得過分。

Evernote Business Card Scanning Tutorial

收錄報紙、雜誌、書本的有用文章

從前讀報紙雜誌,看到有用的文章、報道,我們都曾經把它剪下來,甚至留起整頁報紙、整本雜誌來收藏。問題是,當這些剪報、過期報紙雜誌積越多的時候,不是被我們遺忘了,就是要重新把資料翻閱出來,也是老鼠拉龜,不知從可入手。用 Evernote 的話,實體的報紙雜誌書本,可以用智能手機的拍照功能來把有用的文章、節錄拍下來;網上媒體、電子雜誌電子書的話,前者可以用webclipper,後者可以用screen capture 功能收藏到Evernote, 配合適當的關鍵字和筆記名稱,以及照片文字搜尋功能,從前搜尋剪報冇難度。

隨身筆記

Evernote 顧名思義,就是一本電子筆記簿,我當然也會用它來記事。偶爾想記下心情,寫個隨筆;開會作紀錄;聽講座研討會要記低 ideas;甚至構思中的博客文章,我都會用 Evernote 記下來。然後,甚麼時候,用甚麼平台翻查,整理都可以。

當然,我也有用實體的筆記簿,有時間的時候,我會把中間有用的資料,拍照上傳 Evernote 存檔,方便搜尋。剛才提過,照片中手寫的字體,不太潦草都話, Evernote 都認得出來。

Shopping List

用 Evernote 來預備 Shopping List 真是超開心的,因為它是跨平台,實時同步,還可以分享給其他人的緣故,我可以在家裏桌面電腦先準備shopping list,然後方便自己、家人、朋友,在商店、超級市場、甚至旅遊期間,按List購物,非常方便。

當然,我也可以利用它的表列功能,製作其他的 Checklist, 例如各項工作的 checklists,旅行 packing list等等。

說明書

每次購買的電器用品、文儀器材等等,總有一大堆的說明書、保用證,不用的時候浪費寸金尺土;用的時候,又往往不知所終;最搞笑還有更換了電器還留着過期的說明書保用證,新新舊舊一片混亂。現在,我會把有用的說明書頁面拍照儲存到Evernote,有需要時搜尋出來就可以,節省不少空間。

Team Projects

Evernote 的收費 Premium版,和商業企業版用戶,除了可以分享指定的筆記本外,更可容許teammates / 朋友更新有關筆記本內的筆記內容,方便 teamwork。有興趣的讀者,可以看看以下的 video及此連結詳細了解。 

How to share a notebook

旅遊

Evernote 的靈活,超大容量,跨平台特質,令它成為不少人的旅行良伴。公幹、外遊,基本上我都習慣把旅遊證件副本、電子機票、酒店確認信、當地有用地圖、行程、旅遊保險副本、各種旅遊資訊、網頁,按地點和行程上載Evernote。出門除了旅遊證件,基本上我是不帶其他紙張的。有興趣的朋友,可以參閱我的較早前的博文「我的 Paperless Travel 2」。

順帶一提,Evernote 的Premium版有 Offline Notebook 功能,只要在可以上網的時候,在你的手提電腦、或者智能手機、平板把Evernote同步,然後把有需要的筆記本設定為 Offline Notebook,就算身處海外,不能上網,你需要的資料,都已經妥妥當當當當的,被儲存在你的流動裝置裏面,讓你安心存取使用。

其實 Evernote 還有很多功能,例如 Skitch 圈點圖片,和 Post-it、Moleskin Notebook 等的 Crossover,有興趣的朋友,可以慢慢發掘適合自己的用途。假如你也有使用 Evernote 的心得,請跟我們分享啊!

利申:
筆者並毋利用此文章賺取任何優惠或免費儲存量,讀者可以放心比較選擇。

[1] 截至2014年5月數字,Evernote Blog http://blog.evernote.com/blog/2014/05/13/evernote-reaches-100-million-users/

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